Personvern

Personvernerklæring for Arbeidsmiljøhuset AS

Her informerer vi om hvordan vi vil behandle personopplysninger etter lov om personopplysninger 2018.

Vår kontaktinformasjon finner du helt nederst.

1. Kontaktpersoner hos eksisterende og potensielle bedriftskunder

Vi behandler opplysninger om kontaktpersoner hos eksisterende og potensielle bedriftskunder for markedsføring, salg, administrasjon, dokumentasjon og oppfølgning.

Behandlingen av personopplysninger er basert på vår berettigede interesse som består i behovet for å selge våre varer og tjenester. Vi lagrer og utleverer opplysninger også der vi har en rettslig forpliktelse til det, for eksempel etter bokføringsloven og skatteforvaltningsloven.

Det er frivillig for kontaktpersoner om de vil gi oss kontaktopplysninger, men det er en betingelse for å inngå avtale at vi mottar de opplysningene vi trenger. Henter vi inn personopplysninger fra andre, vil det som regel være snakk om kontaktopplysninger, stilling, funksjon og arbeidsgiver. Kilde for opplysninger vil oftest være kontaktpersonens arbeidsgiver.

Arbeidsmiljøhuset AS systematiserer innhentet bedriftshelseinformasjon i en database, der innsamlede data lagres sikkert. Arbeidsmiljøhusets kvalifiserte ansatte har autorisert tilgang til bedriftsjournal med opplysninger om bedriften.

Når våre kunders ansatte mottar bedriftshelsetjenester fra Arbeidsmiljøhuset, har vårt helsepersonell plikt til å føre en pasientjournal. Det er vår medisinske samarbeidspartner LHL som har ansvaret for tilknytningen og oppbevaring av sensitive personopplysninger. Ansvarsfordelingen mellom Arbeidsmiljøhuset (som behandlingsansvarlig) og LHL (som dataansvarlig) er nærmere beskrevet i egen databehandleravtale. Personvernerklæringen til LHL kan leses her:

https://www.lhl.no/personvern/

Arbeidsmiljøhuset AS sikrer at vi behandler personopplysninger lovlig, sikkert og forsvarlig gjennom internkontroll og god informasjonssikkerhet innad i virksomheten. Samtlige medarbeidere- faste ansatte og leverandører- omfattes av, og må utføre arbeid, i henhold til Arbeidsmiljøhusets datasikkerhetsrutine. Samtlige medarbeidere, faste ansatte og leverandører, må undertegne datasikkerhetsrutinen, samt taushetserklæring som del av opplæringen.

Et eventuelt sikkerhetsbrudd vil bli håndtert i henhold til forordningens krav til avvikshåndtering.

Etter personopplysningslovens regler har kunde rett til innsyn i egne personopplysninger. Dersom opplysningene vi har om deg er feil, kan du kreve å få opplysningene rettet, supplert eller slettet.  Se mer om innsyn her: https://www.lhl.no/personvern/

I medhold av Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning, kap. 14, er det gitt en rekke bestemmelser som pålegger bedriftshelsetjenesten å oppbevare pasientjournaler til ansatte som har vært utsatt for eksponeringer, nærmere bestemt i kap. 31 register over eksponerte arbeidstakere, i minst 60 år etter at eksponeringen er avsluttet. Registeret, eller deler av det, skal ikke tilintetgjøres uten tillatelse fra Arbeidstilsynet.

2. Kontaktpersoner hos eksisterende og potensielle leverandører

Vi behandler personopplysninger om kontaktpersoner hos eksisterende og potensielle leverandører for forberedelser, administrasjon, dokumentasjon og oppfølgning.

Behandlingen av personopplysninger er basert på vår berettigede interesse som består i behovet for å kjøpe varer og tjenester. Vi lagrer og utleverer opplysninger også der vi har en rettslig forpliktelse til det, for eksempel etter bokføringsloven og skatteforvaltningsloven.

Det er frivillig for kontaktpersoner om de vil gi oss kontaktopplysninger, men av og til er det en betingelse for å inngå avtale at vi mottar de opplysningene vi trenger.

Vi kan lagre opplysninger så lenge vi mener det kan bli bruk for dem, for eksempel for å dokumentere forhold rundt innkjøp.

3. Ansatte

Vi behandler personopplysninger om våre ansatte for å administrere vårt personale, for å organisere virksomheten vår, samt å overholde lovkrav.

Behandlingen av personopplysninger er basert på vår berettigede interesse som følger av at vi er arbeidsgiver. Vi behandler opplysninger også fordi vi er rettslig forpliktet til det, for eksempel til å utlevere og lagre opplysninger etter bokføringsloven, skatteforvaltningsloven og a-opplysningsloven. Noen få opplysninger må vi behandle for å oppfylle forpliktelser vi har i avtalen med de ansatte.

Ansatte er nødt til å gi oss de opplysningene vi trenger for formålene nevnt ovenfor.

Opplysninger blir lagret hos oss i elektroniske og fysiske personalmapper. Opplysninger er tilgjengelig kun for personalavdelingen og nærmeste leder. Opplysninger om navn og kontaktdetaljer er tilgjengelige for øvrige ansatte. Vi oppbevarer opplysninger så lenge ansettelsen varer.

Vi gir Power Office de opplysningene som er nødvendige for å administrere utbetaling av lønn, feriepenger, refusjoner og andre ytelser, samt rapportering til offentlige myndigheter om arbeids- og inntektsforhold.

4. Tidligere ansatte

Vi behandler personopplysninger om tidligere ansatte for å kunne dokumentere vår etterlevelse av plikter som arbeidsgiver hvis det skulle bli nødvendig. Opplysninger om tidligere ansatte vil også fremgå av avtaler, korrespondanse og annen dokumentasjon vi lagrer og bruker som del av virksomheten vår.

Behandlingen av personopplysninger er basert på vår berettigede interesse i å dokumentere vår saksbehandling i egenskap av arbeidsgiver. Vi behandler opplysninger også fordi vi er rettslig forpliktet til det, for eksempel til å utlevere og lagre opplysninger etter bokføringsloven, skatteforvaltningsloven og a-opplysningsloven.

Vi lagrer opplysninger om personalforhold i inntil to år etter at ansettelsesforholdet opphørte. Opplysninger om at en person har jobbet hos oss og hvor lenge, lagrer vi i ubestemt tid.

5. Jobbsøkere

Vi behandler personopplysninger om jobbsøkere for å vurdere om de er egnet for den jobben de har søkt på.

Behandlingen av personopplysninger er basert på vår berettigede interesse i å ansette og i å dokumentere ansettelsesprosessen.

Det er frivillig å gi oss opplysninger. De opplysningene du velger å gi oss, vil ha betydning for vår vurdering av søknaden.

Vi lagrer opplysninger i inntil ett år etter at ansettelsesprosessen er avsluttet.

6. Rettigheter for de registrerte

Du kan lese om dine rettigheter som registrert på Datatilsynets nettside.

7. Behandlingsansvarlige og kontaktinformasjon

Behandlingsansvarlig er Arbeidsmiljøhuset AS (org. nr. 918 708 677). Vår postadresse er Sognsveien 75F, 0855 Oslo. Du kan også kontakte oss pr e-post post@amhuset.no.